Du kastar ett gammalt kvitto från 2018 utan att tänka på det. Men borde du ha sparat det? Frågan om hur länge man måste spara bokföring är viktig för alla företagare. Svaret är enkelt: sju år är huvudregeln enligt svensk lag.

Grundregeln sju år efter räkenskapsårets slut

All bokföring måste sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Tiden räknas från kalenderårets slut, inte från verifikationsdatumet. Det betyder att bokföring från 2017 får du slänga först under 2025.

Vad måste du spara? Allt, helt enkelt: fakturor, kvitton, årsredovisningar, verifikationer och andra underlag. Samma regler gäller alla företagsformer enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag spelar ingen roll (vilket är både bra och dåligt, beroende på hur man ser på det).

Bryter du regeln riskerar du bokföringsbrott. Följden kan bli böter eller i värsta fall fängelse. Skatteverket behöver kunna kontrollera din ekonomi, och därför finns lagkravet på plats helt enkelt.

Har du ett brutet räkenskapsår?

Om din räkenskapsperiod löper från 1 juli till 30 juni blir sparningsperioden i praktiken sju år och sex månader. Det beror på att tiden räknas från kalenderårets slut, inte från räkenskapsårets slut. Planera därför nogrannare när du kan rensa gamla dokument.

Digitalisering gör det enklare

Från 1 juli 2024 kan du slänga papperskvitton och fakturor efter digitalisering. Du behöver inte längre förvara högar med papper. Men den digitala versionen måste sparas under hela sjuårsperioden och måste vara oförändrad och läsbar.

Använd molntjänster eller certifierade bokföringsprogram. De säkerställer att informationen är säker och kan hämtas när myndigheter behöver kontrollera den.

Digital arkivering lönar sig verkligen. Du sparar plats, minskar röran och hittar dokument snabbare. Det underlättar också när revisor eller Skatteverket frågar efter specifika verifikationer.

Vad händer om du kastar för tidigt?

Om du slutar spara bokföring före sjuårsperioden går ut kan det få allvarliga följder. Myndigheter kan ifrågasätta dina siffror och det blir svårt att försvara dig. Varje månad du kastar något för tidigt är ett potentiellt bokföringsbrott.

Håll ordning på när räkenskapsåren slutar. Gör en enkel lista så glömmer du inte bort när det är säkert att rensa. En väl organiserad bokföring gör livet lättare senare, oavsett om Skatteverket ringer eller du behöver hitta gamla siffror själv.